Nel mese di aprile 2022 iniziamo una collaborazione con la Cooperativa Papa Giovanni XXIII, che ci ha impegnato in un importante e coinvolgente progetto di analisi dei dati e di Survey.
L’obiettivo è trovare una risposta a una domanda che da tempo risuona tra le scrivanie dell’Ufficio del Dono: chi c’è davvero dentro il Database della Cooperativa? Chi sono quelle persone che ci seguono, che ci sostengono? Cosa pensano, cosa desiderano per il loro e il nostro futuro?
A distanza di un anno dall’inizio di questo progetto tiriamo le fila insieme a Livia, Marco, Orsola e Marco, ovvero l’Ufficio del Dono della Cooperativa, dei risultati raggiunti e del processo di conoscenza e cambiamento che le risposte ottenute hanno avviato.
Di cosa parliamo
Il Centro Papa Giovanni XXIII di Ancona gestisce servizi per la disabilità dal 1997: con due Centri Diurni, due Comunità Residenziali, “Casa Sollievo” e “Fricchiò”, la Ristorazione Solidale a base di inclusione lavorativa, la Cooperativa Sociale si impegna quotidianamente a promuovere il rispetto, la dignità, il diritto all’autonomia e alla felicità delle persone disabili.
L’Ufficio Raccolta Fondi e Comunicazione (ma noi preferiamo chiamarlo “Ufficio del Dono”) nasce per supportare le attività e i progetti rivolti agli utenti con disabilità che vivono il Centro.
Cosa vi ha spinto a decidere di realizzare una Survey?
Tra il 2013 e il 2014, la nostra Cooperativa ha iniziato ad investire sistematicamente per avviare un’attività di Raccolta Fondi e Comunicazione che fosse continuativa e strutturata.
Dopo numerose campagne di fundraising, peopleraising, di lead acquisition, direct mailing, lotterie solidali e banchetti, eventi pubblici, convegni e corsi di formazione, nel 2022 ci siamo trovati di fronte ad un database per noi “troppo grande” da gestire, in quanto contenente una mole di dati troppo confusa, indistinta.
Ci siamo detti: “Disponiamo delle informazioni di tanti stakeholder, ma cosa sappiamo di loro? Li conosciamo davvero?”
Avevamo innanzitutto la necessità:
- di comprendere il nostro pubblico di prospect e donor;
- mappare al meglio il nostro database;
- suddividerlo in cluster per affinare la personalizzazione o la super-personalizzazione dei messaggi e per rendere più efficace il donor care.
Il Consiglio di Amministrazione desiderava inoltre entrare in maggiore contatto con il cluster dei familiari e caregiver dei nostri utenti con disabilità, per sondarne gli stati d’animo, le speranze, conoscerne i progetti ed i bisogni, in particolare sul tema del “Dopo di Noi”: ciò per avviare una co-programmazione insieme.
Quali obiettivi e quali aspettative avevate da questo progetto?
Ottenere una maggior consapevolezza e conoscenza delle persone e degli enti che quotidianamente, e in modi anche molto diversi tra loro, sono al fianco delle persone con disabilità delle quali il Centro Papa Giovanni XXIII si prende cura.
Volevamo migliorare l’efficacia, ma anche l’efficienza della nostra comunicazione esterna.
Volevamo comprendere meglio il livello di gradimento sia dell’operato generale della nostra Cooperativa Sociale, sia dei singoli progetti e attività a vantaggio delle persone con disabilità.
Desideravamo ascoltare, entrare in contatto qualitativo con il nostro pubblico “semi-sconosciuto”.
Com'è stato il lavoro di realizzazione della Survey? Pensieri, criticità, dubbi, scoperte, gioie e dolori 😄
È stato molto impegnativo, non possiamo nasconderlo, ma gratificante. Lo Staff di KUDU ci ha sempre assistito in ogni fase di lavoro e ci ha facilitato nell’elaborazione delle domande, del copy e del ciclo mail di “riscaldamento” pre-Survey.
La difficoltà principale è stata proprio intrecciare le attività operative del progetto con gli impegni quotidiani e le numerose scadenze alle quali un piccolo Ufficio Del Dono come il nostro deve far fronte, soprattutto in certi periodi dell’anno.
E ora viene il bello: il lavoro di follow up, di analisi dei dati, entrare in relazione diretta con chi ci ha chiesto di essere contattato.
Durante il periodo di somministrazione della Survey, ogni mattina aspettavamo il report aggiornato delle risposte e ci mettevamo subito a leggere le prime risposte aperte, nelle quali donor e prospect riversavano i propri pensieri o i complimenti all’operato del nostro Centro: frasi di una bellezza unica, davvero profonde, sorprendenti e molto motivanti per tutti noi. È nostra intenzione condividere con nostri colleghi queste espressioni di apprezzamento e affetto. Un vera sferzata di passione e di forza per andare avanti.
Cosa vi portate a casa da un punto di vista di risultati ma anche dell'esperienza sul progetto?
I risultati sono stati sorprendenti sia da un punto di vista quantitativo che qualitativo.
Per prima cosa sono arrivate molte risposte, in percentuale superiore a quella che ci attendevamo: sia dalla Survey somministrata tramite e-mail, che dalla sua declinazione sui social network, sia infine dal questionario in forma cartacea che abbiamo inviato ad alcuni cluster di destinatari e che abbiamo infine consegnato a mano ai genitori e familiari delle persone con disabilità del Centro.
Abbiamo recepito numerose richieste di informazioni su diverse attività della Raccolta Fondi, sulle modalità di dono e addirittura alcuni interessamenti per attivare donazioni regolari mensili e per avviare l’iter dei lasciti testamentari.
In alcuni casi, siamo finalmente riusciti a entrare in contatto con quelle persone che da anni destinano il proprio 5×1000 al Centro Papa Giovanni XXIII durante la dichiarazione e abbiamo potuto ringraziarli ed entrare in relazione con loro.
Il cluster dei familiari dei nostri utenti con disabilità ci ha infine sorpreso per la grande attenzione e per la propensione al dono, a sostenere le attività del Centro, precedentemente mai davvero manifestata. Molto probabilmente, l’essersi sentiti parte di un processo decisionale, l’essersi sentiti davvero ascoltati e accolti, hanno altresì incentivato il desiderio di mettersi a disposizione anche economicamente per il benessere e il futuro delle persone con disabilità.
Tuttavia, come anticipato prima, la parte più bella, emozionante…in qualche caso quasi toccante, è stata davvero la lettura delle risposte aperte: molto spesso contenevano manifestazioni di stima, vicinanza e un amore che, nonostante tutto, nonostante la nostra iniziale pretesa di “conoscere” almeno un po’ gli animi dei nostri donatori e donatrici, in realtà non avremmo mai sospettato.
Spunti per il futuro?
Tantissimi: sicuramente una comunicazione più “personalizzata” e che tenga conto di ciò che i nostri stakeholder ci hanno scritto.
Le loro parole, i consigli, le considerazioni saranno spunti preziosi per il lavoro non solo nostro, ma di tutta la Cooperativa.
La nostra azione si attua nel territorio, ha una ricaduta nella nostra comunità di appartenenza, ed è proprio ascoltando questa comunità e tutti i suoi cittadini e cittadine che possiamo camminare assieme verso una società migliore e più inclusiva. Per tutte e tutti!
Ufficio del Dono della Cooperativa Centro Papa Giovanni XXIII: Livia Accorroni – Coordinatrice Raccolta Fondi e Comunicazione, Marco Trillini – Responsabile Ufficio Stampa, Comunicazione e Social Media, Orsola Bernardo – Mercato Individui, Database, Responsabile Bomboniere Solidali, Marco Federici – Mercato Imprese, Responsabile Volontari ed Eventi